Beschaffungsstrategie

Beschaffungsstrategie: Definition, Anwendung und Herausforderungen

Eine Beschaffungsstrategie ist ein umfassender Plan, der die Art und Weise festlegt, wie ein Unternehmen Güter, Dienstleistungen oder Ressourcen von externen Lieferanten erwirbt. Als zentraler Bestandteil des Operations Management zielt sie darauf ab, die Effizienz zu maximieren, Kosten zu kontrollieren und die Qualität der bezogenen Produkte und Dienstleistungen sicherzustellen. Eine effektive Beschaffungsstrategie trägt wesentlich zur Wertschöpfung eines Unternehmens bei und kann einen erheblichen Wettbewerbsvorteil sichern, indem sie die gesamte Lieferkette optimiert. Sie beinhaltet Entscheidungen über Lieferantenbeziehungen, Technologieeinsatz und Risikomanagement.

Geschichte und Ursprung

Die Praxis der Beschaffung, also des Erwerbs von Gütern und Dienstleistungen, reicht bis in die Anfänge der Zivilisation zurück, als frühe Menschen grundlegenden Tauschhandel betrieben. Mit dem Aufkommen komplexerer Gesellschaften und der Industrialisierung entwickelte sich die Beschaffung von einer rein administrativen Funktion zu einer strategischen Disziplin. Im 19. Jahrhundert wurde ihre Bedeutung mit Persönlichkeiten wie Charles Babbage und der Gründung des ersten dokumentierten Beschaffungsdepartements bei der Pennsylvania Railroad im Jahr 1869 zunehmend anerkannt. Die Weltkriege im 20. Jahrhundert und die darauffolgende Globalisierung der Lieferketten verdeutlichten die Notwendigkeit einer strategischen Beschaffung, um die Versorgung mit kritischen Materialien zu gewährleisten. In den letzten 50 Jahren hat sich das Einkaufswesen von einer transaktionalen Rolle zu einer strategischeren Funktion entwickelt, die auf langfristige Geschäftsanforderungen abgestimmt ist.

Kernpunk⁴te

• Eine Beschaffungsstrategie ist ein langfristiger Plan für den Erwerb von Gütern und Dienstleistungen, der die Effizienz und den Wettbewerbsvorteil eines Unternehmens steigern soll.
• Sie umfasst Entscheidungen über Lieferanten, Kostenmanagement, Qualitätssicherung und Risikomanagement.
• Die Entwicklung von Beschaffungsstrategien wurde durch historische Ereignisse und die Globalisierung der Lieferketten vorangetrieben.
• Moderne Beschaffung beinhaltet oft Digitalisierung und einen Fokus auf Nachhaltigkeit.
• Die Strategie muss flexibel sein, um auf Marktveränderungen und Störungen reagieren zu können.

Interpretation der Beschaffungsstrategie

Eine Beschaffungsstrategie wird im realen Geschäftsumfeld durch ihre Implementierung und die erzielten Ergebnisse interpretiert. Sie ist kein starres Regelwerk, sondern ein dynamischer Fahrplan, der regelmäßig überprüft und angepasst werden muss. Eine erfolgreiche Strategie zeichnet sich durch die Fähigkeit aus, die richtigen Lieferanten zu identifizieren und langfristige Lieferantenbeziehungen aufzubauen, um nicht nur günstige Preise, sondern auch Qualität, Zuverlässigkeit und Innovation zu sichern. Die Interpretation erfolgt anhand von Kennzahlen wie erzielten Kostenkontrolle, Liefertermintreue, Produktqualität und der Minimierung von Risiken in der Lieferkette. Unternehmen bewerten ihre Beschaffungsstrategie auch danach, wie gut sie mit der übergeordneten strategischen Planung des Unternehmens übereinstimmt und zur Erreichung der Geschäftsziele beiträgt.

Hypothetisches Beispiel

Ein mittelständisches Technologieunternehmen, TechSolutions GmbH, das maßgeschneiderte Softwarelösungen entwickelt, möchte seine Beschaffungsstrategie überarbeiten, um die Entwicklungskosten zu senken und die Markteinführungszeit zu verkürzen. Bisher kaufte TechSolutions Standardkomponenten von verschiedenen Anbietern, ohne eine koordinierte Strategie.

Die neue Beschaffungsstrategie von TechSolutions sieht vor:

1. Konsolidierung der Lieferantenbasis: Statt vieler kleiner Anbieter wählt TechSolutions wenige, strategische Partner für Schlüsselkomponenten und Dienstleistungen aus. Dies erhöht das Einkaufsvolumen bei diesen Partnern und ermöglicht bessere Konditionen durch Verhandlungsführung.
2. Fokus auf Total Cost of Ownership (TCO): TechSolutions bewertet Lieferanten nicht nur nach dem Kaufpreis, sondern berücksichtigt auch versteckte Kosten wie Logistik, Lagerhaltung, Qualitätsmängel und den Aufwand für Vertragsmanagement.
3. Implementierung von E-Procurement: Durch die Einführung einer digitalen Beschaffungsplattform werden Bestellprozesse automatisiert, wodurch der Verwaltungsaufwand reduziert und die Transparenz erhöht wird.
4. Risikodiversifizierung: Obwohl die Lieferantenbasis konsolidiert wird, identifiziert TechSolutions für kritische Komponenten alternative Lieferquellen oder behält Dual-Sourcing-Optionen bei, um Abhängigkeiten zu reduzieren und die Widerstandsfähigkeit der Lieferkette zu erhöhen.

Durch diese strategischen Maßnahmen erwartet TechSolutions, die direkten und indirekten Kosten signifikant zu senken, die Qualität der Komponenten zu verbessern und flexibler auf Marktveränderungen reagieren zu können.

Praktische Anwendungen

Beschaffungsstrategien finden in nahezu allen Branchen und Organisationen Anwendung, von kleinen Start-ups bis hin zu globalen Konzernen und Regierungen. Ihre praktische Anwendung ist vielfältig:

• Produzierende Industrie: Unternehmen entwickeln Beschaffungsstrategien, um Rohstoffe, Komponenten und Ausrüstung zu erwerben. Hierbei spielen Faktoren wie Just-in-Time-Lieferung, Qualitätssicherung und die Minimierung von Beständen eine entscheidende Rolle.
• Dienstleistungssektor: Auch Dienstleistungsunternehmen benötigen Strategien für den Einkauf von IT-Dienstleistungen, Marketingleistungen, Personal oder Reisekostenmanagement.
• Öffentliche Verwaltung: Regierungen und öffentliche Einrichtungen unterliegen strengen Regulierungen im Bereich der öffentlichen Beschaffung, die Transparenz, Wettbewerb und Nichtdiskriminierung gewährleisten sollen. Die Europäische Kommission bietet umfassende Informationen zu den EU-Vorschriften für das öffentliche Auftragswesen. Die Welthandelsorganisation (WTO) hat ebenfalls ein Abkommen über das öffe³ntliche Beschaffungswesen (GPA), das darauf abzielt, die Märkte für öffentliche Aufträge zwischen seinen Mitgliedern zu öffnen und gleiche Wettbewerbsbedingungen zu schaffen.
• Einzelhandel: Einzelhändler entwickeln Beschaffungsstrategien, um Produkt²e für den Verkauf zu beziehen. Hier sind die Beziehungen zu Lieferanten, die Sortimentsgestaltung und die Reaktion auf Konsumententrends von großer Bedeutung.
• Gesundheitswesen: Krankenhäuser und andere Gesundheitseinrichtungen benötigen Strategien für den Einkauf von medizinischem Bedarf, Geräten und pharmazeutischen Produkten, wobei Qualität und Patientensicherheit an erster Stelle stehen.

In allen diesen Bereichen hilft eine gut durchdachte Beschaffungsstrategie, Effizienz zu steigern, Kosten zu optimieren und die Resilienz gegenüber externen Schocks zu erhöhen.

Limitationen und Kritikpunkte

Trotz ihrer Vorteile sind Beschaffungsstrategien nicht ohne Limitationen und Kritikpunkte. Eine häufige Kritik ist die potenzielle Überzentralisierung oder Überbetonung von Kostenreduzierung als primäres Ziel. Dies kann dazu führen, dass Aspekte wie Qualität, Innovation oder langfristige Lieferantenbeziehungen vernachlässigt werden. Eine zu starke Konzentration auf den niedrigsten Preis kann die Lieferkette anfälliger für Störungen machen, insbesondere wenn dies zu einer Abhängigkeit von wenigen, weit entfernten oder riskanten Lieferanten führt.

Weitere Limitationen umfassen:

• Mangelnde Flexibilität: Eine zu starre Strategie kann es einem¹ Unternehmen erschweren, schnell auf unerwartete Marktveränderungen, neue Technologien oder globale Ereignisse zu reagieren.
• Informationsasymmetrien: Es kann schwierig sein, vollständige und genaue Informationen über die Fähigkeiten und die finanzielle Stabilität von Lieferanten zu erhalten, was das Due Diligence-Verfahren erschwert.
• Risikoverlagerung: Manchmal versuchen Unternehmen, Risiken durch Verträge auf Lieferanten zu verlagern, was jedoch zu angespannten Beziehungen oder sogar zur Insolvenz von Schlüsselpartnern führen kann.
• Implementierungsschwierigkeiten: Die erfolgreiche Umsetzung einer Beschaffungsstrategie erfordert oft signifikante Investitionen in Technologie (z. B. Digitalisierung) und die Umschulung von Personal, was auf Widerstand stoßen kann.
• Mangelnde Transparenz: Insbesondere in komplexen globalen Lieferketten kann es schwierig sein, vollständige Transparenz über alle Stufen der Beschaffung zu gewährleisten, was Risiken wie Arbeitsrechtsverletzungen oder Umweltschäden verbergen kann.

Ein ausgewogener Ansatz, der über die reine Kostenbetrachtung hinausgeht und Aspekte wie Risikobereitschaft, Lieferantenbeziehungen und Nachhaltigkeit integriert, ist entscheidend, um die Fallstricke einer einseitigen Beschaffungsstrategie zu vermeiden.

Beschaffungsstrategie vs. Einkaufsstrategie

Obwohl die Begriffe "Beschaffungsstrategie" und "Einkaufsstrategie" oft synonym verwendet werden, gibt es einen feinen, aber wichtigen Unterschied in ihrem Umfang und ihrer Zielsetzung.

Die Einkaufsstrategie ist eher eine Taktik innerhalb der breiteren Beschaffungsstrategie. Während die Einkaufsstrategie sich darauf konzentriert, die besten Konditionen für den Erwerb von Waren zu erzielen, betrachtet die Beschaffungsstrategie den gesamten Lebenszyklus der Beziehung zum Lieferanten und die Integration der Beschaffungsfunktion in die gesamte Unternehmensstrategie. Eine effektive Beschaffungsstrategie integriert dabei verschiedene Einkaufsstrategien, um übergeordnete Ziele zu erreichen.

FAQs

Was ist der Hauptzweck einer Beschaffungsstrategie?

Der Hauptzweck einer Beschaffungsstrategie besteht darin, sicherzustellen, dass ein Unternehmen die benötigten Güter und Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt, in der richtigen Qualität und zu optimierten Kosten erhält, um seine Geschäftsziele zu unterstützen und einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen. Sie hilft, Risiken in der Lieferkette zu minimieren und die langfristige Wertschöpfung zu maximieren.

Warum ist eine Beschaffungsstrategie wichtig?

Eine Beschaffungsstrategie ist wichtig, weil sie es Unternehmen ermöglicht, ihre Ausgaben zu optimieren, Abhängigkeiten von einzelnen Lieferanten zu reduzieren, die Qualität der Inputs zu sichern, Innovationen durch Lieferantenbeziehungen zu fördern und auf globale Marktveränderungen oder Störungen wie Naturkatastrophen oder geopolitische Spannungen besser reagieren zu können. Sie ist entscheidend für das Risikomanagement und die Resilienz des Unternehmens.

Welche Arten von Beschaffungsstrategien gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Beschaffungsstrategien, darunter:

• Kostenführerschaft: Fokus auf die Minimierung der Beschaffungskosten.
• Differenzierung: Fokus auf einzigartige Produkte oder Dienstleistungen durch Auswahl innovativer Lieferanten.
• Risikominimierung: Fokus auf die Reduzierung von Lieferkettenrisiken durch Diversifizierung der Lieferanten oder geografische Streuung.
• Nachhaltige Beschaffung: Fokus auf umweltfreundliche und sozial verantwortliche Praktiken in der Lieferkette.
• Strategische Partnerschaften: Aufbau langfristiger Beziehungen zu wichtigen Lieferanten für gemeinsame Entwicklung und Vorteile.

Jede Strategie wird an die spezifischen Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens angepasst.

Wie oft sollte eine Beschaffungsstrategie überprüft werden?

Eine Beschaffungsstrategie sollte regelmäßig überprüft werden, idealerweise jährlich oder bei größeren Veränderungen im Markt, der Wirtschaftslage, der Technologie oder innerhalb des Unternehmens. Kontinuierliches Monitoring und flexible Anpassungen sind entscheidend, um ihre Relevanz und Effektivität zu gewährleisten und auf dynamische Gegebenheiten zu reagieren.

Was ist der Unterschied zwischen Beschaffung und Einkauf?

Einkauf (Purchasing) ist die transaktionale Aktivität des Erwerbs von Gütern und Dienstleistungen, oft kurzfristig und preisorientiert. Beschaffung (Procurement) ist der umfassendere, strategische Prozess, der den gesamten Lebenszyklus des Erwerbs abdeckt, von der Bedarfsanalyse über die Lieferantenauswahl, das Vertragsmanagement bis hin zur Leistungsbewertung und dem Risikomanagement.