Geschaeftsprozesse

Was sind Geschäftsprozesse?

Ein Geschäftsprozess ist eine Abfolge von zusammenhängenden, strukturierten Aktivitäten oder Aufgaben, die von Personen oder Geräten ausgeführt werden, um ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung für einen Kunden zu erzeugen. Diese Prozesse sind ein grundlegender Bestandteil der Unternehmensführung und entscheidend für die Erreichung organisatorischer Ziele. Geschäftsprozesse können auf allen Organisationsebenen ablaufen und sind nicht immer für externe Kunden sichtbar. Ein gut definierter Geschäftsprozess trägt zur Steigerung der Produktivität und der Effizienz bei, indem er klare Schritte für die Erledigung von Aufgaben festlegt.

Geschichte und Ursprung

Die Idee, Arbeit als einen verbesserungsfähigen Prozess zu betrachten, ist nicht neu. Bereits im 18. Jahrhundert erkannte der schottische Ökonom Adam Smith die Bedeutung der Arbeitsteilung für die Steigerung der Produktion, wie er am Beispiel einer Stecknadelmanufaktur demonstrierte. Er beschrieb, wie die Aufteilung der Arbeit in einfache Aufgaben, die von spezialisierten Arbeitern ausgeführt werden, die Produktivität drastisch erhöhen konnte.

Ein weiterer wichti³⁰ger Beitrag zur Entwicklung von Geschäftsprozessen kam von Frederick Winslow Taylor zu Beginn des 20. Jahrhunderts. Er gilt als Vater des wissenschaftlichen Managements und konzentrierte sich auf die Verbesserung der Arbeitsleistung durch Zeit- und Bewegungsstudien. Seine Prinzipien zielten darauf ab, Aufgaben in kleinere, überschaubare Teile zu zerlegen und standardisierte Verfahren zu entwickeln, die die Grundlage für modernes Prozessmanagement legten.

Ein transformativer Mo²⁸, ²⁹ment in der Geschichte der Geschäftsprozesse war die Einführung des Fließbands durch Henry Ford im Jahr 1913 in seinem Werk in Highland Park, Michigan. Diese Innovation reduzierte die Bauzeit eines Autos von über zwölf Stunden auf nur eine Stunde und 33 Minuten, indem sie die Arbeit zu den Arbeitern brachte, anstatt die Arbeiter zum Produkt gehen zu lassen. Fords System revolutionierte²⁶, ²⁷ die Fertigungsindustrie und beeinflusste globale Industrie, Wirtschaft und Arbeitsmethoden nachhaltig.

Kernpunkte

• Geschäft²⁴, ²⁵sprozesse sind strukturierte Abfolgen von Aktivitäten, die darauf abzielen, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu liefern.
• Sie sind entscheidend für die Steigerung der Produktivität, Effizienz und Standardisierung in Unternehmen.
• Historische Figuren wie Adam Smith, Frederick Winslow Taylor und Henry Ford trugen maßgeblich zur Entwicklung und Optimierung von Geschäftsprozessen bei.
• Die kontinuierliche Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen ist essenziell, um sich an sich ändernde Marktbedingungen anzupassen.
• Technologien wie Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) beeinflussen die Gestaltung und Ausführung von Geschäftsprozessen erheblich.

Formel und Berechnung

Geschäftsprozesse im Allgemeinen haben keine einzelne, universelle Formel oder Berechnung, da sie qualitative und prozessuale Aspekte umfassen. Ihre Effektivität und Effizienz können jedoch durch verschiedene Metriken und Kennzahlen bewertet werden, die oft Teil des Qualitätsmanagements sind. Solche Metriken können sein:

• Durchlaufzeit (Cycle Time): Die Zeit, die benötigt wird, um einen Prozess von Anfang bis Ende abzuschließen.
  [
  \text{Durchlaufzeit} = \text{Endzeit} - \text{Startzeit}
  ]
• Fehlerquote (Defect Rate): Die Anzahl der Fehler oder Mängel pro Einheit oder pro Prozessdurchlauf.
  [
  \text{Fehlerquote} = \frac{\text{Anzahl der Fehler}}{\text{Gesamtzahl der Einheiten}} \times 100%
  ]
• Kosten pro Prozess (Cost Per Process): Die Gesamtkosten, die für die Durchführung eines bestimmten Geschäftsprozesses anfallen. Diese können durch die Analyse von Kostenreduzierung und Ressourcenallokation ermittelt werden.

Diese Metriken helfen Unternehmen, die Leistung ihrer Geschäftsprozesse zu messen und Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren.

Interpretation der Geschäftsprozesse

Die Interpretation von Geschäftsprozessen konzentriert sich auf das Verständnis, wie Arbeitsabläufe organisiert sind und wie sie zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen. Ein gut verstandener Geschäftsprozess ermöglicht es Organisationen, Engpässe zu identifizieren, Redundanzen zu eliminieren und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu verbessern.

Im Kern geht es darum, den "Ist-Zustand" eines Prozesses zu²³ analysieren, um Schwachstellen aufzudecken, und dann einen optimierten "Soll-Zustand" zu entwerfen. Die Visualisierung von Geschäftsprozessen, oft in Form von Flussdiagrammen oder Workflow-Diagrammen, hilft dabei, die Abfolge der Aktivitäten und Entscheidungspunkte klar darzustellen. Eine effektive Interpretation berücksichtigt nicht nur die Schritte selbst, sondern auch die beteiligten Ressourcen, die benötigten Informationen und die erwarteten Ergebnisse. Dies ist entscheidend für das Risikomanagement und die Sicherstellung der Compliance.

Hypothetisches Beispiel

Stellen Sie sich ein hypothetisches Online-Buchhandelsunternehmen vor, das ein neues Buch veröffentlicht. Der Geschäftsprozess der "Buchveröffentlichung" könnte wie folgt ablaufen:

1. Manuskripteingang: Das Lektorat erhält ein Manuskript vom Autor.
2. Lektorat und Korrektur: Ein Lektor prüft das Manuskript auf Inhalt und Stil, gefolgt von einem Korrektor für Rechtschreibung und Grammatik.
3. Layout und Design: Das Designteam erstellt das Buchcover und formatiert den Text für den Druck und die digitale Veröffentlichung.
4. ISBN-Zuweisung: Eine einzigartige ISBN-Nummer wird dem Buch zugewiesen.
5. Druck und Produktion (optional): Für physische Bücher wird der Druckauftrag an eine Druckerei gesendet.
6. Digitale Konvertierung: Das Buch wird in verschiedene E-Book-Formate konvertiert.
7. Marketing und Vertrieb: Das Marketingteam erstellt Kampagnen, und das Vertriebsteam listet das Buch auf Online-Plattformen und im Einzelhandel.
8. Veröffentlichung: Das Buch wird offiziell zum Verkauf freigegeben.

Jeder dieser Schritte ist ein Teil des umfassenden Geschäftsprozesses "Buchveröffentlichung". Eine Analyse dieses Prozesses könnte zeigen, dass der Schritt "Lektorat und Korrektur" der größte Engpass ist, was zu Verzögerungen bei der Veröffentlichung führt. Durch die Optimierung dieses Teils des Geschäftsprozesses, z. B. durch den Einsatz von Tools zur Rechtschreibprüfung oder die Zuweisung zusätzlicher Lektoren, könnte das Unternehmen die Durchlaufzeit erheblich verkürzen.

Praktische Anwendungen

Geschäftsprozesse finden in nahezu jedem Bereich der Wirtschaft Anwendung und sind fundamental für operative Exzellenz.

• Investitionen und Finanzmärkte: In der Finanzbranche werden Geschäftsprozesse eingesetzt, um Transaktionen abzuwickeln, Kreditanträge zu bearbeiten, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und den Handel an den Finanzmärkten zu steuern. Die Federal Reserve beispielsweise hat detaillierte Geschäftsprozesse für die Bearbeitung von Einreichungen und die Durchführung von Geldpolitik.
• Regulierung und Compliance: Gesetze wie der Sarbanes-Oxley Act (SOX) in den USA legen streng²²e Anforderungen an die interne Kontrollen von Unternehmen fest, insbesondere im Hinblick auf die Finanzberichterstattung. Unternehmen müssen ihre Geschäftsprozesse entsprechend anpassen und dokumentieren, um die Einhaltung dieser Vorschriften zu gewährleisten. Der SOX Act, der als Reaktion auf Unternehmenskandale wie Enron und WorldCom verabschiedet wurde, verla²⁰, ²¹ngt, dass die Geschäftsführung die Wirksamkeit der internen Kontrollstrukturen bewertet und darüber berichtet.
• Supply Chain Management: Unternehmen optimieren ihre Geschäftsprozesse innerhalb der [Wertschöpfun¹⁸, ¹⁹gskette](), um die Effizienz von der Beschaffung über die Produktion bis zur Lieferung zu verbessern. Dies kann die Bestandsverwaltung, Logistik und Lieferantenbeziehungen umfassen.
• Technologie und Digitale Transformation: Die fortschreitende Digitalisierung und der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) verändern Geschäftsprozesse grundlegend. KI-gestützte Prozessanalyse, wie das Process Mining, ermöglicht es Finanzvorständen, ineffiziente Abläufe zu identifizieren und die operative Leistung zu verbessern. Der World Economic Forum be¹⁷leuchtet, wie KI die Wertschöpfungsketten und Geschäftsmodelle branchenübergreifend neu gestaltet.

Einschränkungen und Kritikpunkte

Trotz der Vorteile können Geschäftsprozesse auch Herausforderungen und Kritikpunk¹⁵, ¹⁶te mit sich bringen. Eine der größten Hürden bei der Implementierung neuer oder optimierter Geschäftsprozesse ist der Widerstand der Mitarbeiter gegenüber Veränderungen. Dies kann aus der Angst vor Arbeitsplatzverlust durch Automatisierung oder d¹³, ¹⁴er Notwendigkeit, neue Tools und Abläufe zu erlernen, resultieren.

Ein weiterer Kritikpunkt ist die potenzielle Überkomplexität. Prozesse können über die Zeit so kompliziert werden, dass sie Engp¹¹, ¹²ässe und Ineffizienzen schaffen, anstatt sie zu beseitigen. Ohne klare Ziele und eine gut durchdachte Strategie kann die Implementierung von Prozessverbesserungen zu Fehlinvestitionen und versch⁹, ¹⁰wendeten Ressourcen führen. Die Integration neuer Geschäftsprozesslösungen mit bestehenden Altsystemen stellt ebenfa⁷, ⁸lls eine erhebliche technische Herausforderung dar.

Darüber hinaus können übermäßige Bürokratie und administrative Lasten, die durch unzureichend optimierte Geschäftsprozesse entstehen, das Wirtschaftswachstum und die Innovation behindern. Organisationen wie die OECD setzen sich für die Vereinfachung administrativer Prozesse ein, um diese Belastungen für Unternehmen und Bürger zu reduzieren.

Geschäftsprozesse vs. Prozessmanagement

Obwohl die Begriffe "Geschäftsprozesse" und "Prozessmanagement, ⁵essmanagement)" eng miteinander verbunden sind und oft verwechselt werden, gibt es einen wichtigen Unterschied.

Geschäftsprozesse sind die tatsächlichen Abfolgen von Aktivitäten und Aufgaben, die in einem Unternehmen stattfinden, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Sie beschreiben das "Was" und "Wie" der Arbeit – beispielsweise der Geschäftsprozess zur Auftragsabwicklung oder der Geschäftsprozess zur Gehaltsabrechnung.

Prozessmanagement (oder Business Process Management, BPM) ist die Disziplin, die sich mit der systematischen Analyse, Gestaltung, Ausführung, Überwachung und kontinuierlichen Optimierung dieser Geschäftsprozesse befasst. Es ist der Rahmen, der Tools und Methoden bereitstellt, um sicherzustellen, dass Geschäftsprozesse effizient, effektiv und an die strategischen Ziele des Unternehmens angepasst sind. Prozessmanagement ist somit die aktive Verwaltung und Verbesserung der Geschäftsprozesse.

FAQs

Was ist der Hauptzweck von Geschäftsprozessen?

Der Hauptzweck von Geschäftsprozessen ist es, strukturierte Abläufe für wiederkehrende Aufgaben zu schaffen, um die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und die Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen an Kunden zu optimieren.

Können Geschäftsprozesse automatisiert werden?

Ja, viele Geschäftsprozesse können durch den Einsatz von Technologie, wie Software-Automatisierung und Künstlicher Intelligenz, teilweise oder vollständig automatisiert werden, um Geschwindigkeit und Genauigkeit zu verbessern.

Wie tragen Geschäftsprozesse zur finanziellen Leistung bei?

Optimierte Geschäftsprozesse können die Kostenreduzierung fördern, die Effizienz steigern und die Kundenzufriedenheit verbessern, was sich indirekt positiv auf die finanzielle Leistung eines Unternehmens auswirkt.

Welche Rolle spielen Geschäftsprozesse bei der Compliance?

Geschäftsprozesse sind entscheidend für die Compliance, da sie d², ³ie Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen, wie sie beispielsweise durch den Sarbanes-Oxley Act für die interne Kontrollen und die Finanzberichterstattung vorgegeben werden, sicherstellen.

Wer ist für die Definition und Optimierung von Geschäftsprozessen verantwortlich?

Die Verantwortung liegt typischerweise bei der Unternehmensführung, oft in Zusammenarbeit mi¹t Prozessmanagern, IT-Abteilungen und den Mitarbeitern, die die Prozesse täglich ausführen. Eine klare Rollenverteilung ist dabei essenziell.