Geschäftsprozess

Was ist ein Geschäftsprozess?

Ein Geschäftsprozess ist eine systematische Abfolge von Aktivitäten oder Aufgaben, die innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation durchgeführt werden, um ein bestimmtes, vordefiniertes Ergebnis zu erreichen. Diese Aktivitäten können manuelle oder automatisierte Schritte umfassen und sind in einer logischen Reihenfolge organisiert, um eine effiziente und effektive Ausführung zu gewährleisten. Im Bereich des Organisationsmanagements stellen Geschäftsprozesse die Kernmechanismen dar, durch die Unternehmen Werte schaffen, Produkte liefern oder Dienstleistungen erbringen. Jeder Geschäftsprozess beginnt mit einem Auslöser, transformiert Inputs (Ressourcen, Informationen) und erzeugt definierte Outputs (Produkte, Dienstleistungen, Entscheidungen).

Geschichte und Ursprung

Die Konzepte hinter Geschäftsprozessen reichen weit zurück in die Industriegeschichte, als die Notwendigkeit zur Standardisierung und Optimierung von Arbeitsabläufen erkannt wurde. Frühe Ansätze zur wissenschaftlichen Betriebsführung, wie sie von Frederick Winslow Taylor Anfang des 20. Jahrhunderts entwickelt wurden, legten den Grundstein für die systematische Analyse und Verbesserung von Arbeitsschritten. Im deutschsprachigen Raum trennte Fritz Nordsieck bereits 1934 erstmalig die Aufbau- und die Ablauforganisation, was eine gedankliche Grundlage für die Prozessorientierung schuf.

Die 1960er Jahre ⁸gelten als Geburtsstunde des modernen Prozessmanagements, das damals noch als "Ablauforganisation" bezeichnet wurde und intensiv an Universitäten behandelt wurde. Ein signifikanter S⁷chub erfolgte in den 1990er Jahren mit der Popularisierung des Business Process Reengineering (BPR) durch Michael Hammer und James Champy, die eine radikale Neugestaltung von Geschäftsprozessen forderten. Der eigentliche Durc⁶hbruch des Business Process Management (BPM) in seiner heutigen Definition kam jedoch mit dem Megatrend der Digitalen Transformation, da die Optimierung und Umgestaltung von Geschäftsmodellen ohne die Einbeziehung von Geschäftsprozessen zum Scheitern verurteilt wäre.

Key Takeaways

• ⁵Ein Geschäftsprozess ist eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten, die ein spezifisches Geschäftsziel verfolgt.
• Das Management von Geschäftsprozessen zielt darauf ab, die Effizienz, Qualität und Anpassungsfähigkeit eines Unternehmens zu verbessern.
• Sie sind entscheidend für die Wertschöpfung und ermöglichen eine bessere Steuerung und Kontrolle der Unternehmensabläufe.
• Klar definierte Geschäftsprozesse erleichtern die Compliance mit Vorschriften und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
• Die Digitalisierung spielt eine zentrale Rolle bei der Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen.

Interpretieren des Geschäftsprozesses

Die Interpretation eines Geschäftsprozesses erfordert das Verständnis seiner Bestandteile und seines Beitrags zum Gesamterfolg einer Organisation. Ein Geschäftsprozess sollte stets hinsichtlich seines Ziels, seiner Inputs, Outputs, der beteiligten Akteure und der verwendeten Ressourcen betrachtet werden. Die Analyse eines Workflows innerhalb eines Geschäftsprozesses kann Engpässe und Ineffizienzen aufdecken. Durch die Bewertung der Leistungsmessung – beispielsweise der Durchlaufzeit, der Kosten oder der Fehlerrate – lässt sich feststellen, wie effektiv und effizient ein Prozess ist. Unternehmen nutzen diese Erkenntnisse, um kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen und ihre Organisationsstruktur prozessorientiert auszurichten.

Hypothetisches Beispiel

Stellen Sie sich den Geschäftsprozess der "Bearbeitung einer Kundenbestellung" in einem Online-Handel vor. Dieser beginnt, sobald ein Kunde eine Bestellung auf der Website abschließt.

1. Bestelleingang: Das System empfängt die Bestellung und prüft die Verfügbarkeit der Artikel.
2. Zahlungsprüfung: Eine automatische Prüfung der Zahlungsinformationen erfolgt. Bei Erfolg wird die Bestellung zur Weiterverarbeitung freigegeben.
3. Lagerentnahme: Die Lagerverwaltung erhält die Anweisung, die bestellten Artikel aus dem Lieferkette-Lager zu entnehmen.
4. Verpackung: Die Artikel werden verpackt und für den Versand vorbereitet.
5. Versand: Das Paket wird an einen Logistikdienstleister übergeben, der die Lieferung an den Kunden vornimmt.
6. Benachrichtigung: Der Kunde erhält eine Versandbestätigung mit einer Sendungsverfolgungsnummer.

Jeder dieser Schritte ist Teil desselben übergeordneten Geschäftsprozesses und trägt dazu bei, das Ziel – die Lieferung des Produkts an den Kunden – zu erreichen. Eine Optimierung kann beispielsweise darin bestehen, die Automatisierung der Lagerentnahme zu verbessern, um die Durchlaufzeit zu verkürzen.

Praktische Anwendungen

Geschäftsprozesse sind fundamental für nahezu alle Bereiche eines Unternehmens und finden vielfältige praktische Anwendungen:

• Qualitätsmanagement: Die Normenreihe ISO 9000, insbesondere ISO 9001, legt Anforderungen an Qualitätsmanagementsysteme fest, die auf klar definierten Geschäftsprozessen basieren. Dies stellt sicher, dass Produkte und Dienstleistungen konsistent die Kundenanforderungen erfüllen. Die Einhaltung dieser Standards erfordert eine systematische Dokumentatio⁴n und Kontrolle von Prozessen zur Qualitätskontrolle.
• Ressourcenoptimierung: Durch die Analyse und Lean Management-Prinzipien können Unternehmen ihre Ressourcen effektiver einsetzen und Verschwendung reduzieren, was direkt zu Kosteneinsparungen führt.
• Kundenbeziehungen: Optimierte Geschäftsprozesse, insbesondere im Vertrieb und Kundenservice, verbessern die Kundenerfahrung und tragen zur Kundenzufriedenheit bei. Dies ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg, insbesondere im Kontext der Digitalen Transformation und der zunehmenden Kundenfokussierung.
• Regulatorische Einhaltung: Viele Branchen sind strengen Vorschriften u³nterworfen. Definierte Geschäftsprozesse helfen dabei, die Compliance sicherzustellen und das Risikomanagement zu verbessern.

Limitationen und Kritiken

Obwohl die Optimierung von Geschäftsprozessen erhebliche Vorteile bietet, gibt es auch Limitationen und Kritikpunkte. Eine übermäßige und starre Prozessoptimierung kann zu einer "McDonaldisierung" der Arbeit führen, bei der Mitarbeiter zu reinen Ausführenden standardisierter Aufgaben werden. Dies kann Kreativität und Eigeninitiative untergraben und letztlich die Innovationsfähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen. Wenn der Fokus zu stark auf bloße Effizienzsteigerung gelegt wird, ohne die Anpassungsfä²higkeit und die strategische Ausrichtung zu berücksichtigen, können Unternehmen in einem sich schnell wandelnden Marktumfeld an Wettbewerbsfähigkeit verlieren. Zudem kann die Implementierung komplexer Prozessmanagement-Systeme hohe anfängliche Kosten ve¹rursachen und Widerstand bei den Stakeholdern hervorrufen, insbesondere wenn die Vorteile nicht klar kommuniziert werden.

Geschäftsprozess vs. Geschäftsfunktion

Oft werden die Begriffe Geschäftsprozess und Geschäftsfunktion verwechselt, obwohl sie unterschiedliche Aspekte der Organisation beschreiben.

• Geschäftsfunktion: Eine Geschäftsfunktion (z.B. Marketing, Vertrieb, Finanzen, Produktion) ist ein organisationaler Bereich oder eine Abteilung, die für eine bestimmte Art von Aktivität innerhalb eines Unternehmens zuständig ist. Funktionen sind typischerweise hierarchisch organisiert und definieren, was eine Organisation tut. Sie konzentrieren sich auf die Spezialisierung von Aufgaben und die Struktur einer Organisation.
• Geschäftsprozess: Ein Geschäftsprozess hingegen beschreibt, wie Aufgaben über Funktionsgrenzen hinweg ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Er ist eine Abfolge von Aktivitäten, die oft mehrere Funktionen durchläuft, um einen Wertschöpfungskette zu erzeugen. Während eine Funktion eine statische Sicht auf die Organisation darstellt (z.B. die Finanzabteilung), ist ein Prozess dynamisch und beschreibt den Fluss der Arbeit (z.B. der Prozess der Rechnungsstellung, der die Finanz- und die Verkaufsfunktion umfassen kann). Der Fokus liegt hier auf dem Ende-zu-Ende-Fluss zur Erreichung eines Ziels.

FAQs

F1: Warum sind Geschäftsprozesse für ein Unternehmen wichtig?
Geschäftsprozesse sind wichtig, weil sie die Art und Weise strukturieren, wie ein Unternehmen seine Ziele erreicht. Sie verbessern die Effizienz, reduzieren Kosten, sichern die Qualitätskontrolle und ermöglichen eine schnellere Reaktion auf Marktveränderungen. Sie bilden das Rückgrat der operativen Abläufe und sind entscheidend für eine erfolgreiche Strategische Planung.

F2: Wie kann ein Geschäftsprozess optimiert werden?
Die Optimierung eines Geschäftsprozesses umfasst in der Regel Schritte wie die Analyse des bestehenden Prozesses, die Identifizierung von Engpässen und Ineffizienzen, die Neugestaltung oder Automatisierung von Schritten sowie die Implementierung und kontinuierliche Überwachung der Änderungen. Tools wie Process-Mining können dabei helfen, tatsächliche Abläufe aufzudecken.

F3: Welchen Einfluss hat die Digitalisierung auf Geschäftsprozesse?
Die Digitalisierung revolutioniert Geschäftsprozesse, indem sie die Automatisierung und Integration von Arbeitsabläufen ermöglicht. Dies führt zu höherer Effizienz, besserer Datenverfügbarkeit, geringeren Fehlerquoten und einer verbesserten Fähigkeit, Prozesse dynamisch anzupassen. Sie ist ein Schlüsselfaktor für die Digitale Transformation von Unternehmen.