Geschaeftsprozess

Was ist ein Geschäftsprozess?

Ein Geschäftsprozess ist eine Abfolge von Aktivitäten, die durchgeführt werden, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen oder einen Dienst bereitzustellen, der einen Wertschöpfung für interne oder externe Kunden generiert. Diese Prozesse sind grundlegende Elemente des Operations Management und durchziehen alle Bereiche eines Unternehmens, von der Produktentwicklung bis zum Kundenservice. Jeder Geschäftsprozess ist darauf ausgelegt, Effizienz zu optimieren, Ressourcen zu nutzen und messbare Ziele zu erreichen. Ein gut definierter Geschäftsprozess berücksichtigt die Eingaben, die erforderlichen Aufgaben, die beteiligten Rollen und die erwarteten Ausgaben. Durch das Verständnis und die kontinuierliche Verbesserung dieser Prozesse können Unternehmen ihre Organisationsstruktur optimieren und ihre strategischen Ziele besser erreichen.

Geschichte und Ursprung

Das Konzept des Geschäftsprozesses hat seine Wurzeln in den Prinzipien des wissenschaftlichen Managements, die zu Beginn des 20. Jahrhunderts von Frederick Winslow Taylor eingeführt wurden. Taylor analysierte Arbeitsabläufe systematisch, um Ineffizienzen zu identifizieren und zu eliminieren. Sein Ziel war es, die Produktivität durch die Standardisierung von Aufgaben und die Optimierung von Arbeitsmethoden zu steigern. Diese frühen I²¹, ²², ²³, ²⁴deen legten den Grundstein für die spätere Entwicklung von Geschäftsprozesskonzepten, die sich über einfache Fließbandoptimierungen hinaus auf die gesamte Wertschöpfungskette eines Unternehmens erstreckten. Die formale Beschäftigung mit Geschäftsprozessen als eigenständigem Managementfeld gewann insbesondere in den 1990er Jahren an Bedeutung mit der Bewegung des "Business Process Reengineering" (BPR), die eine radikale Neugestaltung von Prozessen zur Leistungssteigerung forderte.

Wichtige Erkenntnisse

• Ein Geschäftsprozess ist eine Reihe von strukturierten Aktivitäten, die ein spezifisches Ziel verfolgen.
• Er zielt darauf ab, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Qualitätsmanagement zu verbessern.
• Jeder Geschäftsprozess hat definierte Eingaben, Aktivitäten und Ausgaben.
• Die Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen ist entscheidend für die Performance-Messung und das Erreichen strategischer Ziele.

Interpretation des Geschäftsprozesses

Die Interpretation eines Geschäftsprozesses konzentriert sich darauf, wie gut er seine beabsichtigten Ergebnisse liefert und wie er zur Gesamtleistung des Unternehmens beiträgt. Dies umfasst die Analyse von Metriken wie Durchlaufzeit, Kosten pro Einheit, Fehlerraten und Kundenzufriedenheit. Ein effizienter Geschäftsprozess sollte reibungslos ablaufen, Engpässe minimieren und die Ressourcenallokation optimieren. Die Bewertung eines Geschäftsprozesses erfordert oft eine detaillierte Kostenanalyse, um die tatsächlichen Aufwendungen im Verhältnis zum erzielten Nutzen zu verstehen. Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich verbessern, können ihre Wachstumsstrategie unterstützen, indem sie produktiver werden und einen besseren Kundenbeziehungsmanagement aufweisen. Die allgemeine Produktivität eines Unternehmens, die eng mit der Effizienz seiner Geschäftsprozesse verbunden ist, ist ein wichtiger Faktor für das Wirtschaftswachstum.

Hypothethisches Beispiel

Stellen Sie sic¹⁶, ¹⁷, ¹⁸, ¹⁹, ²⁰h ein hypothetisches Online-Buchhandelsunternehmen vor, das einen "Bestellabwicklungsprozess" hat. Dieser Geschäftsprozess beginnt, wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt (Eingabe). Die nächsten Schritte könnten sein:

1. Bestellung validieren: Überprüfung der Verfügbarkeit der Artikel und der Zahlungsinformationen.
2. Lagerbestand prüfen und Artikel kommissionieren: Die bestellten Bücher aus dem Lager holen. Dies erfordert eine präzise Automatisierung und Bestandsführung.
3. Verpacken: Die Bücher für den Versand vorbereiten.
4. Versandetikett erstellen und Zustellung veranlassen: Versanddienstleister benachrichtigen.
5. Bestätigungs-E-Mail an den Kunden senden: Den Kunden über den Versandstatus informieren.

Die Ausgabe dieses Geschäftsprozesses ist ein versandtes Buchpaket und ein zufriedener Kunde. Eine ineffiziente Ausführung eines dieser Schritte – zum Beispiel eine verzögerte Kommissionierung – würde den gesamten Prozess verlangsamen und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen.

Praktische Anwendungen

Geschäftsprozesse sind in praktisch jedem Aspekt der Unternehmensführung relevant. Im Strategisches Management dienen sie als Grundlage für die Umsetzung von Unternehmenszielen, da eine strategische Ausrichtung ohne definierte Prozesse kaum umsetzbar ist. Im Finanzbereich ermöglichen sie die effiziente Abwicklung von Transaktionen und die Einhaltung von Vorschriften. Beispielsweise basieren viele Geschäftsmodell auf der Fähigkeit, Produkte oder Dienstleistungen durch gut orchestrierte Prozesse bereitzustellen.

Ein prominentes Beispiel für die Anwendung des Prozessansatzes ist die internationale Norm ISO 9001 für Qualitätsmanagement. Diese Norm fordert von Organisationen, ihre Aktivitäten als miteinander verbundene Prozesse zu verstehen und zu managen, um konsistente Ergebnisse zu erzielen und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Die Digitalisierung spielt ¹¹, ¹², ¹³, ¹⁴, ¹⁵ebenfalls eine entscheidende Rolle bei der Optimierung von Geschäftsprozessen, indem sie manuelle Schritte reduziert und die Durchlaufzeiten verkürzt.

Grenzen und Kritikpunkte

Obwohl Geschäftsprozesse unerlässlich für die Effizienz sind, gibt es auch Grenzen und Kritikpunkte. Eine übermäßige Standardisierung kann zu Starrheit führen und die Anpassungsfähigkeit eines Unternehmens an sich ändernde Marktbedingungen oder Kundenbedürfnisse einschränken. Starre Prozesse können Innovationen behindern und die Kreativität der Mitarbeiter untergraben, da weniger Raum für eigenständiges Denken oder flexible Lösungen bleibt.

Ein weiterer Kritikpunkt ist, dass die radikale Umgestaltung von Geschäftsprozessen, wie sie beim Business Process Reengineering (BPR) in den 1990er Jahren propagiert wurde, oft zu Widerständen bei den Mitarbeitern führen kann und eine hohe Misserfolgsquote aufweist. Unternehmen, die umfassende Transformationen durchführen, stehen vor erheblichen Herausforderungen, die nicht nur technischer, sondern auch kultureller Natur sind. Das Management muss sicherstellen, dass die Mitarbeiter die Veränderungen verstehen und annehmen, und⁶, ⁷, ⁸, ⁹, ¹⁰ dass die Prozesse nicht zu komplex oder bürokratisch werden, was wiederum die Effizienz mindern kann. Die Herausforderungen bei der Implementierung digitaler Transformationen und damit verbundener Prozessänderungen werden oft unterschätzt. Ein Fokus auf Risikomanagement ist hierbei unerlässl¹, ², ³, ⁴, ⁵ich, um potenzielle Fallstricke frühzeitig zu erkennen.

Geschäftsprozess vs. Prozessmanagement

Der Begriff "Geschäftsprozess" und "Prozessmanagement" werden oft verwechselt, obwohl sie unterschiedliche Konzepte beschreiben. Ein Geschäftsprozess ist die konkrete Abfolge von Aktivitäten, die zur Erreichung eines bestimmten Ziels führt. Es ist das "Was" und "Wie" der Arbeit, die in einem Unternehmen erledigt wird.

Prozessmanagement, oder Business Process Management (BPM), ist hingegen die Disziplin, die sich mit der Steuerung, Überwachung und Optimierung dieser Geschäftsprozesse befasst. Es ist das "Verwalten" und "Verbessern" der Prozesse. Während ein Geschäftsprozess eine einzelne Reihe von Schritten ist (z.B. der Bestellabwicklungsprozess), umfasst das Prozessmanagement alle Tools, Methoden und Strategien, die ein Unternehmen einsetzt, um alle seine Geschäftsprozesse zu analysieren, zu modellieren, auszuführen, zu überwachen und zu optimieren. Es beinhaltet Aspekte wie Benchmarking und die Einführung von Technologien zur Prozessautomatisierung.

FAQs

Was ist das Hauptziel eines Geschäftsprozesses?

Das Hauptziel eines Geschäftsprozesses ist es, effizient ein gewünschtes Ergebnis oder einen Dienst zu liefern, der einen Mehrwert für Kunden oder das Unternehmen schafft. Es geht darum, Aufgaben systematisch zu erledigen und Kostenanalyse zu optimieren.

Können Geschäftsprozesse automatisiert werden?

Ja, viele Geschäftsprozesse oder Teile davon können durch Technologie automatisiert werden, was zu erhöhter Effizienz und reduzierten Fehlern führt. Dies ist ein Kernelement der Digitalisierung.

Warum ist die Dokumentation von Geschäftsprozessen wichtig?

Die Dokumentation von Geschäftsprozessen ist entscheidend, um Konsistenz zu gewährleisten, Schulungen zu erleichtern, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und eine Grundlage für die kontinuierliche Verbesserung und das Qualitätsmanagement zu schaffen.

Wie oft sollten Geschäftsprozesse überprüft werden?

Geschäftsprozesse sollten regelmäßig überprüft und angepasst werden, idealerweise als Teil eines Zyklus der kontinuierlichen Verbesserung. Die Häufigkeit hängt von der Komplexität des Prozesses und der Geschwindigkeit der Veränderungen im Umfeld des Unternehmens ab.

Welchen Einfluss haben Geschäftsprozesse auf die Unternehmensstrategie?

Geschäftsprozesse sind die Ausführungsebene der Unternehmensstrategie. Eine klar definierte Strategie erfordert gut durchdachte Geschäftsprozesse, um effektiv umgesetzt zu werden und die gewünschten Wachstumsstrategie zu erreichen.