Geschaeftsprozessmanagement

Was ist Geschäfts-prozessmanagement?

Geschäftsprozessmanagement (GPM), auch bekannt als Business Process Management (BPM), ist eine disziplinierte Vorgehensweise zur Identifizierung, Gestaltung, Ausführung, Überwachung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Es gehört zur Operations Management, einem breiteren Finanzkategorie, die sich mit der effizienten Gestaltung und Kontrolle der Abläufe in Unternehmen befasst. Das Ziel von GPM ist es, die betriebliche Effizienz zu steigern, Kosten zu senken, die Kundenbindung zu verbessern und die Agilität einer Organisation zu erhöhen. Durch die systematische Analyse und Verbesserung von Prozessen hilft GPM Unternehmen, ihre strategische Planung zu unterstützen und eine kontinuierliche Verbesserung zu fördern.

Geschichte und Ursprung

Die Wurzeln des modernen Geschäftsprozessmanagements reichen bis in die frühen 1990er Jahre zurück, als Konzepte wie Business Process Reengineering (BPR) aufkamen. Eine Schlüsselpersönlichkeit dieser Bewegung war Michael Hammer, ein ehemaliger Professor für Informatik am Massachusetts Institute of Technology (MIT). Hammer veröffentlichte 1990 den einflussreichen Artikel "Reengineering Work: Don't Automate, Obliterate" im Harvard Business Review, in dem er argumentierte, dass Unternehmen ihre Arbeitsweisen radikal überdenken sollten, anstatt nur bestehende Prozesse zu automatisieren. Dieser Ansatz beto⁵¹nte die Notwendigkeit einer "grundlegenden Neubewertung und radikalen Neugestaltung von Geschäftsprozessen, um dramatische Verbesserungen in kritischen, zeitgenössischen Leistungsmaßen wie Kosten, Qualität, Service und Geschwindigkeit zu erzielen". Die Idee war, die Mach⁵⁰t moderner Informationstechnologie zu nutzen, um neue Prozesse zu ermöglichen, anstatt alte zu pflastern. Anfangs konzentrierte s⁴⁹ich GPM hauptsächlich auf die Abbildung und Dokumentation von Prozessen. Im Laufe der Zeit entwic⁴⁸kelte sich GPM von diesem radikalen Reengineering-Ansatz hin zu einer Philosophie der fortlaufenden, inkrementellen Geschäftsprozessoptimierung und des Managements von Prozessen im gesamten Lebenszyklus.

Key Takeaways

Ge⁴⁷schäftsprozessmanagement (GPM) ist eine systematische Disziplin zur Analyse, Gestaltung, Ausführung, Überwachung und Optimierung von Geschäftsprozessen.
Das Hauptziel von GPM ist die Steigerung der betrieblichen Effizienz, Kostensenkung und Verbesserung der Kundenzufriedenheit.
GPM entstand aus den Prinzipien des Business Process Reengineering (BPR) der frühen 1990er Jahre und hat sich zu einem kontinuierlichen Verbesserungsansatz entwickelt.
Es legt einen starken Fokus auf die Prozessperspektive über funktionale Silos hinweg und nutzt oft Technologie zur Automatisierung und Analyse.
Erfolgreiches GPM erfordert nicht nur technologische Lösungen, sondern auch eine starke Führung, Veränderungsmanagement und die Einbindung der Mitarbeiter.

Interpretieren des Geschäftsprozessmanagements

Die Interpretation des Geschäftsprozessmanagements erfolgt durch die Bewertung, wie gut eine Organisation ihre Prozesse identifiziert, dokumentiert, steuert und verbessert, um strategische Ziele zu erreichen. Ein effektives GPM ermöglicht es Unternehmen, Engpässe zu erkennen, Redundanzen zu eliminieren und die Wertschöpfungskette zu optimieren. Es geht darum, Transparenz in den Abläufen zu schaffen und sicherzustellen, dass jeder Schritt im Prozess zur Erreichung der gewünschten Ergebnisse beiträgt.

Die Interpretation kann anhand von [Kennz⁴⁵, ⁴⁶ahlen](https://diversification.com/term/kennzahlen) und Leistungsmetriken erfolgen, die den Fortschritt und die Effektivität von Prozessverbesserungen messen. Zum Beispiel können Kennzahlen wie die Prozessdurchlaufzeit, Fehlerquoten, Bearbeitungskosten oder die Kundenzufriedenheit herangezogen werden. Ein hohes Maß an Prozessreife, bei dem Prozesse standardisiert, messbar, steuerbar und kontinuierlich optimierbar sind, deutet auf eine erfolgreiche GPM-Implementierung hin.

Hypothetisches Beispiel

Stellen Sie sich ein mittelständisches Online-Handelsunternehmen vor, das mit Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung und hohen Retourenquoten zu kämpfen hat. Die Geschäftsleitung beschließt, Geschäftsprozessmanagement (GPM) einzuführen, um diese Probleme anzugehen.

Prozessidentifikation und -modellierung: Ein GPM-Team beginnt damit, den aktuellen "Bestell-zu-Liefer"-Prozess detailliert abzubilden, vom Eingang der Kundenbestellung bis zur Zustellung und möglichen Retoure. Sie identifizieren alle beteiligten Abteilungen (Vertrieb, Lager, Versand, Kundenservice) und die einzelnen Schritte, einschließlich Datenflüsse und Übergabepunkte.
Analyse: Das Team stellt fest, dass es im Lager manuelle Schritte gibt, die zu Engpässen führen, und dass die Kommunikation zwischen Lager und Versand oft zu Fehlern bei der Paketzusammenstellung führt. Es gibt auch keine standardisierte Prüfung der Artikel vor dem Versand, was die Retourenquote erhöht.
Neugestaltung: Das GPM-Team entwirft einen neuen Prozess. Sie schlagen die Einführung einer Prozessautomatisierung im Lager vor, um die Kommissionierung zu beschleunigen. Außerdem wird ein digitaler Workflow eingeführt, der die Kommunikation zwischen Lager und Versand in Echtzeit synchronisiert und eine automatische Qualitätsprüfung vor dem Verpacken auslöst.
Implementierung: Die neuen Tools und Workflows werden eingeführt. Die Mitarbeiter erhalten Schulungen zu den neuen Prozessen und Systemen.
Überwachung und Optimierung: Nach der Implementierung überwacht das Unternehmen kontinuierlich die Kennzahlen wie die Durchlaufzeit der Bestellungen und die Retourenquote. Sie stellen fest, dass die Durchlaufzeit um 30 % gesunken ist und die Retourenquote um 15 % zurückgegangen ist. Kleinere Anpassungen werden vorgenommen, um den Prozess weiter zu optimieren und auf neue Anforderungen, wie eine erhöhte Nachfrage, zu reagieren.

Dieses Beispiel zeigt, wie GPM durch eine systematische Herangehensweise konkrete Probleme lösen und die Gesamtleistung eines Unternehmens verbessern kann.

Praktische Anwendungen

Geschäftsprozessmanagement findet in einer Vielzahl von Branchen und Bereichen Anwendung, um Abläufe zu optimieren und die Unternehmensleistung zu verbessern.

Finanzdienstleistungen: Banken und Versicherungen nutzen GPM, um die Bearbeitung von Kreditanträgen, Schadensfällen oder neuen Kundenkonten zu beschleunigen und zu standardisieren, was zu einer verbesserten Ressourcenallokation und Compliance führt.
Gesundheitswesen: Krankenhäuser und Kliniken wenden GPM an, um Patientenaufnahme, Terminplanung und Behandlungsabläufe effizienter zu gestalten, Wartezeiten zu verkürzen und die Patientensicherheit zu erhöhen.
Fertigung: In der Produktion wird GPM eingesetzt, um Lieferketten zu optimieren, Produktionsprozesse zu straffen und die Qualitätsmanagement-Standards zu gewährleisten.
Kundenservice: Unternehmen verbessern durch GPM die Bearbeitung von Kundenanfragen, Beschwerden und Support-Tickets, was die Kundenzufriedenheit signifikant steigern kann.
Öffentliche Verwaltung: Auch Behörden nutzen GPM, um Verwaltungsprozesse zu vereinfachen, Durchlaufzeiten für Genehmigungen zu reduzieren und die Bürgerfreundlichkeit zu erhöhen.

Ein wesentlicher Trend in den praktischen Anwendungen ist die digitale Transformation und Hyperautomatisierung, bei der Unternehmen fortschrittliche Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen und Robotic Process Automation (RPA) einsetzen, um manuelle und repetitive Aufgaben zu automatisieren. Dies hilft Unternehmen, die Produktivität zu steigern und Fehler zu minimieren. Beispielsw⁴⁴eise berichtete Reuters, dass Prozessautomatisierung Unternehmen dabei hilft, die Produktivität zu steigern. Viele Organisationen weltweit implementieren auch ISO-Standards, insbesondere ISO 9001, die Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem festlegen und einen starken Fokus auf den Prozessansatz und die kontinuierliche Verbesserung legen.

Limitationen und Kritikpunkte

Obwohl Geschäftsprozessmanagement (GPM) erhebliche Vorteil⁴², ⁴³e bieten kann, gibt es auch Herausforderungen und Kritikpunkte. Eine wesentliche Einschränkung ist, dass GPM-Initiativen scheitern können, wenn die strategische Ausrichtung fehlt und die Unterstützung durch die Führungsebene unzureichend ist. Ohne sichtbare Unterstützung der Führungskräfte laufen GPM-Bemühungen Gefahr, bei anderen Prioritä⁴⁰, ⁴¹ten in den Hintergrund zu treten.

Weitere Kritikpunkte umfassen:

Komplexität und Zeitaufwand: Die Identifizierung, Modellierung ³⁹und Implementierung von Prozessänderungen kann komplex und zeitaufwändig sein, insbesondere in großen Organisationen mit vielen verknüpften Systemen und Abteilungen.
Mangelnde Flexibilität: Ein zu starres Prozessdesign kann Innovationen einschränken und Mitarbeitern³⁸ die Flexibilität nehmen, Probleme kreativ zu lösen.
Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeiter können Prozessänderungen widerwillig gegenüberstehen, besond³⁷ers wenn sie Befürchtungen bezüglich ihrer Arbeitsplatzsicherheit haben oder die Notwendigkeit der Änderungen nicht vollständig verstehen. Eine effektive Veränderungsmanagement ist daher entscheidend³⁵, ³⁶ für den Erfolg von GPM-Projekten.
Fokus auf Technologie statt Menschen: Eine Überbetonung technologischer Lösungen ohne Berücksichtigung der menschl³⁴ichen Faktoren und der Unternehmenskultur kann zum Scheitern führen. Die Konzentration auf die Effizienzsteigerung durch Technologie kann die Bedeutung des Einflusses von Menschen, ihrem Wissen, ³³ihrer Erfahrung und ihrem Engagement vernachlässigen.
Hohe Kosten: Die Implementierung von GPM-Systemen und die Beauftragung externer Berater kann kostspielig sein.

Akademi³²sche Studien weisen darauf hin, dass die Herausforderungen oft in den Bereichen Organisation sowie Methoden und Informa³¹tionstechnologie liegen, und dass eine ganzheitliche Betrachtung des GPM-Paradigmas erforderlich ist, um unvorhersehbare, wissensintensive Geschäftsprozesse zu bewältigen.

Geschäftsprozessmanagement vs. Workflow-Management

Obwohl die Begriffe Geschäftsprozessmanagement (GPM) und [Workflow-Manage²⁹, ³⁰ment](https://diversification.com/term/workflow-management) oft synonym verwendet werden, gibt es wichtige Unterschiede in ihrem Umfang und ihrer Zielsetzung.

Merkmal	Geschäftsprozessmanagement (GPM)	Workflow-Management
Umfang	Ganzheitlicher, end-to-end Ansatz; befasst sich mit allen Prozessen einer Organisation, oft über Abteilungsgrenzen hinweg.	Konzentriert sich auf spezifische, sequenzielle Aufgaben innerhalb eines einzelnen Prozesses.
Ziel	Strategische Optimierung der gesamten Organisation; Effizienz, Qualität, Kostensenkung, Kundenzufriedenheit auf hoher Ebene.	Effiziente Ausführung und Automatisierung einer definierten Abfolge von Aufgaben.
Fokus	Analyse, Design, Implementierung, Überwachung und kontinuierliche Verbesserung von Prozessen.	Steuerung des Flusses von Aufgaben, Dokumenten und Informationen durch ein System oder eine Abteilung.
Perspektive	Prozesszentriert; betrachtet das "Was" und "Warum" von Geschäftsaktivitäten.	Aufgabenorientiert; konzentriert sich auf das "Wie" der Ausführung einzelner Schritte.
Technologie	Umfasst oft spezialisierte GPM-Suiten, die Modellierung, Automatisierung und Analyse integrieren.	Nutzt Workflow-Management-Systeme zur Automatisierung und Verfolgung von Aufgaben.

GPM ist die übergeordnete Disziplin, die sich mit der strategischen Bedeutung von Prozessen für das gesamte Unternehmen befasst. Es betrachtet Prozesse im Kontext der Gesamtstrategie und zielt darauf ab, die Leistung über die gesamte Wertschöpfungskette zu optimieren. Workflow-Management hingegen ist ein wichtiger Bestandteil des GPM und konzentriert sich auf die technische Umsetzung und Automatisierung spezifischer Arbeitsabläufe. Während GPM versucht, das gesamte "Geschäft" zu managen, verwaltet Workflow-Management die "Arbeit" innerhalb dieses Geschäfts.

FAQs

Was ist der Hauptzweck von Geschäftsprozessmanagement?

Der Hauptzweck des Geschäftsprozessmanagements (GPM) besteht darin, die Effiz²⁷ienz, Effektivität und Agilität einer Organisation durch die systematische Analyse, Gestaltung, Ausführung, Überwachung und Optimierung ihrer Geschäftsprozesse zu verbessern. Es zielt darauf ab, Kosten zu senken, die Qualität zu steigern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Welche Phasen umfasst der GPM-Lebenszyklus?

Der GPM-Lebenszyklus umfasst typischerweise fünf Phasen:

Design: Definition und Modellierung des idealen Prozesses.
Modellierung: Erstellung visueller Darstellungen des Prozesses.
Ausführung: Implementierung des Prozesses, oft unterstützt durch Prozessautomatisierung.
Überwachung: Verfolgung der Prozessleistung anhand von Kennzahlen.
Optimierung: Identifizierung und Implementierung von Verbesserungen, die auf den Überwachungsdaten basieren.

Dieser Zyklus ist ein Kreislauf, der eine kontinuierliche Verbesserung ermöglicht.

Ist Geschäftsprozessmanagement nur für große Unternehmen geeignet?

Nein, Geschäftsprozessmanagement ist für Unternehmen jeder Größe relevant. Auch kleine und mittlere Unternehmen können von der Strukturierung und Optimierung ihrer Prozesse profitieren, um effizienter zu arbeiten, Wachstum zu unterstützen und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Der Umfang und die Komplexität der GPM-Initiativen können an die Größe und Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.

Wie unterscheidet sich GPM von Business Process Reengineering (BPR)?

Business Process Reengineering (BPR) ist ein radikaler Ansatz zur Neugestaltung von Prozessen, der in den frühen 1990er Jahren populär wurde und auf dramatische Verbesserungen abzielt, oft durch einen "Clean-Sheet"-Ansatz. GPM hingegen ist eine umfassendere, kontinuierliche Disziplin, die sowohl radikale Neugestaltung als auch inkrementelle Geschäftsprozessoptimierung umfasst. GPM ist eine langfristige Verpflichtung zur Prozessverbesserung, während BPR eher ein einmaliges, transformatives Projekt darstellt.¹ ² ³, ⁴ ⁵ ⁶ ⁷ ⁸ ⁹, ¹⁰ ¹¹ ¹² ¹³ ¹⁴, ¹⁵ ¹⁶, ¹⁷ ¹⁸ ¹⁹ ²⁰, ²¹ ²² ²³