Geschaeftsprozessoptimierung

Was ist Geschäftsprozessoptimierung?

Geschäftsprozessoptimierung (GPO) ist ein systematischer Ansatz innerhalb der Betriebswirtschaftslehre zur Analyse, Verbesserung und Steigerung der Effizienz bestehender Geschäftsprozesse. Ziel der Geschäftsprozessoptimierung ist es, Arbeitsabläufe zu rationalisieren, Engpässe zu beseitigen, Redundanzen zu reduzieren und die Gesamtwertschöpfung für eine Organisation zu erhöhen. Dies führt in der Regel zu einer Effizienzsteigerung, Kostenreduzierung und Qualitätsverbesserung. Geschäftsprozessoptimierung ist ein fortlaufender Prozess, der darauf abzielt, die Leistung kontinuierlich zu überwachen und anzupassen, um sich ändernden Marktbedingungen und Unternehmenszielen gerecht zu werden.

Geschichte und Ursprung

Die Wurzeln der Geschäftsprozessoptimierung lassen sich bis zur Industrialisierung und den frühen Prinzipien des wissenschaftlichen Managements von Frederick Winslow Taylor zurückverfolgen, die sich auf die Standardisierung von Aufgaben zur Steigerung der Produktivität konzentrierten. Ein entscheidender Wendepunkt war jedoch in den frühen 1990er Jahren mit dem Aufkommen des Business Process Reengineering (BPR). Michael Hammer veröffentlichte 1990 einen einflussreichen Artikel im Harvard Business Review mit dem Titel „Reengineering Work: Don’t Automate, Obliterate“, gefolgt von dem Buch „Reengineering the Corporation“ im Jahr 1993, das er gemeinsam mit James Champy verfasste. Dieses Konzept forderte Unter⁴nehmen auf, ihre Geschäftsprozesse grundlegend neu zu denken und radikal umzugestalten, anstatt nur inkrementelle Verbesserungen vorzunehmen. Während BPR einen drastischen, einmaligen Ansatz verfolgte, entwickelte sich die Geschäftsprozessoptimierung zu einem evolutionäreren und kontinuierlicheren Ansatz, der auf den Lehren aus BPR aufbaut, aber einen weniger disruptiven Weg zur Erzielung nachhaltiger Verbesserungen bietet.

Wichtige Erkenntnisse

• Geschäftsprozessoptimierung (GPO) konzentriert sich auf die Verbesserung der Effizienz, Qualität und Kosteneffizienz von Geschäftsprozessen.
• Sie ist ein fortlaufender Prozess, der über einmalige Umstrukturierungen hinausgeht und eine Kontinuierliche Verbesserung anstrebt.
• GPO zielt darauf ab, Engpässe zu beseitigen, Redundanzen zu reduzieren und die Wertschöpfungskette zu optimieren.
• Erfolgreiche Geschäftsprozessoptimierung kann zu höherer Kundenbindung und einem verbesserten Wettbewerbsvorteil führen.
• Die Implementierung erfordert oft eine Kombination aus methodischen Ansätzen, Technologie und effektivem Change Management.

Formel und Berechnung

Geschäftsprozessoptimierung umfasst keine einzelne universelle Formel, da sie eine qualitative und strategische Verbesserung von Prozessen darstellt. Die Wirksamkeit der Geschäftsprozessoptimierung wird jedoch häufig durch die Messung von Leistungskennzahlen vor und nach der Optimierung bewertet. Diese Kennzahlen können umfassen:

• Durchlaufzeit (Cycle Time): Die Zeit, die für die Durchführung eines Prozesses von Anfang bis Ende benötigt wird.
  $\text{Durchlaufzeit} = \text{Endzeit} - \text{Startzeit}$
• Kosten pro Prozessschritt: Die durchschnittlichen Kosten, die mit der Ausführung einer bestimmten Aufgabe oder eines Prozessschritts verbunden sind.
  $\text{Kosten pro Schritt} = \frac{\text{Gesamtkosten des Prozesses}}{\text{Anzahl der Prozessschritte}}$
• Fehlerrate: Die Häufigkeit von Fehlern oder Mängeln innerhalb eines Prozesses.
  $\text{Fehlerrate} = \frac{\text{Anzahl der Fehler}}{\text{Gesamtzahl der Einheiten oder Transaktionen}} \times 100\%$
• Ressourcennutzung: Der Grad, zu dem die im Prozess eingesetzten Ressourcen (Personal, Maschinen) ausgelastet sind.
  $\text{Ressourcennutzung} = \frac{\text{Tatsächliche Nutzung}}{\text{Verfügbare Kapazität}} \times 100\%$

Die Verbesserung dieser Kennzahlen ist der quantitative Nachweis einer erfolgreichen Geschäftsprozessoptimierung.

Interpretation der Geschäftsprozessoptimierung

Die Geschäftsprozessoptimierung wird als ein fortlaufender Kreislauf verstanden, der über die einmalige Neugestaltung hinausgeht. Sie beinhaltet eine Kultur der ständigen Überprüfung und Anpassung. Die Interpretation der GPO-Ergebnisse ist nicht allein auf Zahlen beschränkt, sondern umfasst auch qualitative Verbesserungen wie eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, verbesserte Kommunikation zwischen Abteilungen und eine gestärkte Organisationsstruktur. Ein niedrigerer Wert bei der Durchlaufzeit oder der Fehlerrate nach der Optimierung deutet auf einen erfolgreicheren Prozess hin. Ebenso zeigt eine höhere Ressourcennutzung an, dass die Betriebsabläufe effizienter gestaltet wurden. Die Ergebnisse der Geschäftsprozessoptimierung sind aussagekräftig, wenn sie zu den strategischen Zielen des Unternehmens beitragen, sei es durch Kostensenkungen, Umsatzsteigerungen oder eine verbesserte Marktposition.

Hypothethisches Beispiel

Ein mittelständisches Online-Handelsunternehmen kämpft mit langsamen Lieferzeiten und häufigen Fehlern bei Kundenbestellungen. Sie beschließen, die Geschäftsprozessoptimierung für ihren Auftragsabwicklungsprozess durchzuführen.

Ist-Zustand (Vor-Optimierung):

1. Ein Kunde gibt eine Bestellung online auf.
2. Die Bestellung wird manuell von der Vertriebsabteilung in das ERP-System eingegeben. (Manuelle Aufgabe, fehleranfällig)
3. Die Lagerverwaltung erhält einen ausgedruckten Abholschein und sucht die Artikel manuell heraus. (Zeitaufwendig)
4. Die Artikel werden zur Verpackungsstation gebracht.
5. Der Versanddienstleister wird manuell über die Sendung informiert.
6. Die Bestellung wird versandt.

Analyse und Optimierungsschritte:

• Schritt 1: Prozess-Mapping: Das Team visualisiert den gesamten Prozess und identifiziert Engpässe und manuelle Schritte.
• Schritt 2: Automatisierung einführen: Eine API-Integration wird implementiert, die Bestellungen direkt vom Online-Shop in das ERP-System überträgt. Dies eliminiert die manuelle Eingabe und reduziert Fehler.
• Schritt 3: Lageroptimierung: Ein neues Lagerverwaltungssystem wird eingeführt, das optimierte Abholrouten generiert und Barcode-Scanning für die Bestandsprüfung nutzt. Dies beschleunigt die Artikelsuche.
• Schritt 4: Automatisierter Versand: Das ERP-System wird so konfiguriert, dass es automatisch Versandetiketten generiert und den Versanddienstleister benachrichtigt, sobald eine Bestellung verpackt ist.

Soll-Zustand (Nach-Optimierung):

1. Ein Kunde gibt eine Bestellung online auf.
2. Bestellung wird automatisch ins ERP-System übertragen.
3. Lagerverwaltung erhält optimierten Abholschein digital und scannt Artikel.
4. Artikel werden zur automatisierten Verpackungsstation gebracht.
5. Versandetikett wird generiert und Versanddienstleister automatisch benachrichtigt.
6. Bestellung wird versandt.

Durch diese Geschäftsprozessoptimierung konnte das Unternehmen die durchschnittliche Durchlaufzeit der Bestellungen von 48 Stunden auf 12 Stunden reduzieren und die Fehlerrate bei der Auftragserfüllung um 70% senken.

Praktische Anwendungen

Geschäftsprozessoptimierung findet in nahezu allen Branchen und Unternehmensbereichen Anwendung. Im Finanzwesen können Banken und Versicherungen beispielsweise die Prozesse zur Kreditgenehmigung oder Schadensregulierung optimieren, um die Bearbeitungszeiten zu verkürzen und die Kostenreduzierung voranzutreiben. In der Fertigungsindustrie wird Geschäftsprozessoptimierung genutzt, um Produktionsabläufe zu straffen, Abfall zu minimieren und die Qualitätsverbesserung sicherzustellen, oft unter Anwendung von Methoden wie Lean Management oder Six Sigma.

Im Dienstleistungssektor können Callcenter ihre Kundenanfragen effizienter bearbeiten, indem sie Arbeitsabläufe standardisieren und Automatisierung einführen. Öffentliche Verwaltungen nutzen GPO zur Verbesserung bürgernaher Dienstleistungen und zur Reduzierung bürokratischer Hürden. Ein Fallbeispiel aus der Marktanalyse zeigte, wie die Anwendung von Business Process Management (BPM)-Methodik die Prozessleistung in virtuellen und unstrukturierten Prozessen verbessern konnte, indem Ineffizienzen identifiziert und Abläufe optimiert wurden. Die Digitalisierung spielt dabei eine zentrale Rolle,³ da sie neue Möglichkeiten für die Prozessanalyse und -automatisierung bietet.

Einschränkungen und Kritik

Obwohl die Geschäftsprozessoptimierung erhebliche Vorteile bieten kann, birgt sie auch Herausforderungen und ist nicht ohne Kritik. Eine der größten Einschränkungen ist die potenzielle Missachtung des menschlichen Faktors. Radikale Veränderungen, die im Rahmen der GPO vorgenommen werden, können bei den Mitarbeitern zu Widerstand, Angst vor dem Arbeitsplatzverlust und einer allgemeinen Unsicherheit führen. Dies kann die Akzeptanz neuer Prozesse behindern und die Motivation der Belegschaft beeinträchtigen. Forschungsergebnisse deuten darauf hin, dass eine hohe Fehlerquote bei BPR-Projekten (Business Process Reengineering, einem Vorläufer der GPO) auf Probleme wie mangelnde Kommunikation, unzureichende Einbeziehung der Mitarbeiter und unzureichende Ressourcen zurückzuführen ist.

Darüber hinaus kann Geschäftsprozessoptimierung ressourcenintensiv sein, sowohl in Bezug auf Zeit und Aufwand als auch² auf finanzielle Investitionen in neue Technologien oder Schulungen. Die Komplexität bestehender, oft über Jahrzehnte gewachsener Prozesse macht es schwierig, sie vollständig zu demontieren und neu aufzubauen. Eine weitere Kritik betrifft die Gefahr, dass sich Unternehmen zu stark auf die Technologie als "Heilmittel" verlassen, ohne die grundlegenden Probleme der Organisationskultur oder die Notwendigkeit einer umfassenden Strategie zu berücksichtigen. Ohne ein starkes Risikomanagement und eine klare Vision kann die GPO zu enttäuschenden Ergebnissen führen.

Geschäftsprozessoptimierung vs. Prozessmanagement

Obwohl die Begriffe Geschäftsprozessoptimierung und Prozessmanagement (BPM) eng miteinander verbunden sind und oft synonym verwendet werden, gibt es einen feinen, aber wichtigen Unterschied. Prozessmanagement ist der umfassendere Rahmen, der die gesamte Lebenszyklusverwaltung von Geschäftsprozessen umfasst. Dies beinhaltet die Identifikation, Dokumentation, Modellierung, Implementierung, Überwachung und Steuerung von Prozessen. Es ist eine fortlaufende Disziplin, die darauf abzielt, die Prozesse einer Organisation stabil und effizient zu halten.

Geschäftsprozessoptimierung hingegen ist ein Aspekt oder eine Phase innerhalb des umfassenderen Prozessmanagements. Sie konzentriert sich spezifisch auf die Verbesserung bestehender Prozesse, um deren Leistung zu steigern. Während BPM sich mit dem "Was" und "Wie" der Prozessverwaltung befasst, konzentriert sich die Geschäftsprozessoptimierung auf das "Wie man es besser macht". BPM schafft die Grundlage und die Struktur für Prozesse, während GPO die gezielte Initiative ist, diese Prozesse effizienter, kostengünstiger und effektiver zu gestalten. Ein effektives Prozessmanagement ist die Voraussetzung für eine erfolgreiche Geschäftsprozessoptimierung, da es die notwendige Transparenz und die Werkzeuge zur Verfügung stellt, um Prozesse überhaupt erst analysieren und verbessern zu können.

FAQs

Was ist das Hauptziel der Geschäftsprozessoptimierung?

Das Hauptziel der Geschäftsprozessoptimierung ist es, die Leistung eines Unternehmens zu verbessern, indem Arbeitsabläufe rationalisiert, Ineffizienzen beseitigt, Kosten gesenkt und die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen gesteigert werden.

Kann die Geschäftsprozessoptimierung in jeder Branche angewendet werden?

Ja, Geschäftsprozessoptimierung ist prinzipiell in allen Branchen anwendbar, von der Fertigung über das Gesundheitswesen bis hin zum Finanzwesen und dem öffentlichen Sektor, da jede Organisation Prozesse hat, die optimiert werden können.

Welche Rolle spielt Technologie bei der Geschäftsprozessoptimierung?

Technologie, insbesondere Automatisierung, künstliche Intelligenz und Datenanalyse, spielt eine entscheidende Rolle bei der Geschäftsprozessoptimierung, da sie es ermöglicht, Prozesse zu analysieren, repetitive Aufgaben zu automatisieren und datengestützte Entscheidungen für kontinuierliche Verbesserungen zu treffen. Forschungsergebnisse von Deloitte zeigen beispielsweise, dass Unternehmen, die KI zur Geschäftsprozessoptimierung nutzen, eine Produktivitätssteigerung von 15-20% verzeichnen konnten.

Wie lange dauert eine Geschäftsprozessoptimierung?

Die Dauer einer Geschäftsprozessoptimierung hängt von der Komplexität des Prozesses, dem Umfang der gew¹ünschten Änderungen und den verfügbaren Ressourcen ab. Es kann sich um schnelle, inkrementelle Verbesserungen oder um längerfristige, umfassende Umgestaltungen handeln.

Was sind die typischen Ergebnisse einer erfolgreichen Geschäftsprozessoptimierung?

Typische Ergebnisse sind eine erhöhte Effizienzsteigerung und Produktivität, geringere Betriebskosten, verbesserte Produkt- oder Servicequalität, höhere Kundenzufriedenheit, bessere Ressourcennutzung und eine gesteigerte Anpassungsfähigkeit an Marktveränderungen.